Conneを導入した背景は？
当社は、大分県全域をフィールドに、電気設備工事を主軸として、様々な設備工事を手がける施工会社です。
これまで、現場の従業員は運転日報や日報、アルコールチェックなどを紙で提出していました。
現場が大分県全域に点在しているため、事務所から遠い現場の従業員は、日報提出のためだけに事務所に戻る必要があり、大きな負担となっていました。
また、重機や車両の管理はホワイトボードで管理しており、事務所にいないと予約状況が確認できませんでした。そのため、外出中の従業員は総務に電話で確認し、総務担当者がホワイトボードを見て調整を行うなどのやり取りが発生していました。
そのような中、大分県がDXを推進していることもあり、社内でDX化の機運が高まっていたところ、Conneであれば紙で提出していたものも、クラウド上でペーパーレスで完結できるし、重機のスケジュール管理もできそうだったので、社内の初のDXの取組として、導入を決めました。
社内初のDXの取組としてConneを導入して、働き方に変化はありましたか？
オンボーディングで丁寧に導入段階でサポートしてもらったことで、社内でもスムーズにConneが浸透させることができました。
Conneを導入することで、重機やスケジュールなどの情報をリアルタイムで確認できるようになったため、電話やメールでのやり取りが減り、本質的な業務に集中できる時間が増えました。
特に、重機予約の柔軟な調整や、総務の労力削減は、情報共有がスムーズになったことの大きな成果と言えます。
また、操作が非常にシンプルで、28歳から70歳までの幅広い年齢層の従業員が抵抗なく利用できています。高齢でパソコン作業が苦手な方も、Conneを使って他の従業員のスケジュールなどを把握するなど、自ら進んで活用しています。また、操作に関して不明点があった場合も、サポートに相談すれば、すぐに解決してくれるため、安心して利用できています。
どのような使い方をされていますか？
従業員ほぼ全員を招待して活用しています。
主に以下のような形でスペースを分けて、関連する資料はドライブの中に格納して共有しています。
基本的にすべてのスペースは公開に設定し、全社員が情報にアクセスできるようにしています。
全社スペース
社内行事や業務連絡など、全社的な周知事項を共有しています。
現場ごとのスペース
元請けで実施する現場ごとにスペースを作成しています。
現場で確認したい図面や写真などをドライブに格納し、現場からでもスマホで簡単に確認できるようになりました。
以前は総務に電話で連絡して、必要なデータを送ってもらっていたので、そのような手間が削減されました。
現場と総務とのやり取りスペース
総務が受けた現場担当者宛の電話内容をスペースで共有しています。
従来は付箋を貼って対応していた連絡事項を、リアルタイムでスムーズに引き継げるようになりました。
リアクションボタンを使うことで、確認したかどうかも一目で分かります。
導入後の具体的な変化と効果について教えてください。
重機の管理が以前と比較して劇的にスムーズになりました。
Conneで重機予約を現場からでも確認できるようになったことで、「この日の３時間だけ借りたい」といった柔軟な調整が可能になりました。
以前はホワイドボードを見て、予約が入っていればその日の使用は諦めていたため、１日単位だった調整が、半日や時間単位など柔軟に行えるようになったのは大きな変化です。
また、以前は急に重機が必要になった際も直前だとリースの予約ができませんでした。
今はConneで利用計画が分かることで、前もってリース手配することも可能になりました。
重機の調整が大変便利になりました。
加えて、以前は重機管理のホワイドボードが屋外にあったため、総務の方が電話を受けるたびに確認のために外に出ていた移動時間や労力も削減できています。
従業員の休みもスケジュールに登録することで、先々の休暇状況も確認しやすくなりました。
特に、大きな工事がある際に全社的に人を集めたい場合でも、休みの従業員を抜いて計画を立てることができるようになりました。
ワークフロー機能について、導入効果や使い方について教えてください。
以前は紙で提出していた日報や運転日報、有給届などをワークフローで申請し、決裁・保管の管理まですべてペーパーレスで行えるようになりました。
現場が遠方の人も、事務所に戻って日報を書く手間を省けるようになり、直帰できるようになったことで、移動時間や残業時間を大幅に削減できています。
また、以前は日報と運転日報をそれぞれ紙で提出していましたが、ワークフローでの運用が始まったことで、「まとめて申請したほうが効率的ではないか」という意見が社内から挙がり、現在では一つの様式で両方を一度に申請するようになりました。
これも業務効率化に大きく貢献しています。
最後に、Conneは100点中何点ですか？
80点です。
改善してほしいと要望したものが色々改善いただいており、導入後は特に大きな不満もなく活用できています。
残りの20点については、ワークフローのモバイル対応や、スペース内の文字サイズ変更・太字設定ができるようになると、さらに便利になると感じています。
今後も期待しています。
