Conneを導入した背景は？
当社は栃木県を中心に公共土木工事を管理から施工までを行っている施工会社です。
元々、会社から現場事務所へのメールや電話連絡が多いので、一部ではグループLINEを連絡 手段として使っている人もいました。しかし、プライベートで使っているアカウントを伝えることに抵 抗感のある人や、連絡したときに誰が見たのかまでは分からなかったので、情報が伝わっている のか不安でした。
そこで、連絡手段を変えようと思っていたところ、Conneなら既読者の情報まで分かることや、案件ごとに情報を整理しながら連絡が行えること、LINEと同じような操作感で迷わず使えそうだったので導入を決めました。
どのような使い方をされていますか？
経営幹部と管理部、技術者を招待して使っています。作業員も在籍していますが高齢者が多く、 パソコンを支給していないため、あえて招待していません。代わりに、作業員の方には技術者を 通じて情報を伝えてもらっています。
主に以下のような形でスペースを分けて、関連する資料はドライブの中に格納して共有していま す。基本的にすべてのスペースは非公開に設定し、関係者以外には見えないようにしています。 しかし、経営幹部や管理部のメンバーは、何かあった際にフォローできるよう、すべてのスペース に入っています。
経営幹部のスペース
会社の方針や、経営幹部同士でしか扱えない内容をやり取りしています。
管理部のスペース
公共工事の入札情報や、それに関連する作業・書類の共有に活用しています。
部署ごとのスペース
安全部や線路部など、部署単位での情報共有を行う場所も用意しています。
目的別にメンバーが集まったスペース
DXを推進するメンバーが集まったスペースや、ISOに関するスペースも作っています。ISOのス ペースには全社員が参加し、内部監査員の予定やサーベランスの結果などを共有しています。 ドライブには経営管理マニュアルを格納し、更新時には全体に共有しています。
現場ごとのスペース
500万円以下の現場については1つのスペースで情報共有を行い、それ以上の規模の現場には 個別のスペースを用意しています。各現場のスペース内のドライブには、『契約書・請求書・完成 資料』『協力会社との契約書類』『施工管理資料』『その他の資料』と4つのフォルダを用意してい ます。
さらに、そのフォルダの中も細かく構成されているので、フォルダ構成に合わせて現場技術者に データ整理をしてもらっています。その結果、必要な情報がどこにあるか一目で分かるようになり、確認もしやすくなりました。
新入社員教育においても活用されているとお聞きしましたが、どのよ うに使われているのですか？
新入社員用のスペースを設け、社員教育の場としても活用しています。
教育の一環として、新入社員には実際の業務に取り組んでもらっており、教育担当者はConne のタスク管理機能を使って業務を割り振っています。具体的には、「施工体制台帳の作成」や「講 習会の申込」などの業務を任せ、対応後にはタスクに完了フラグを立ててもらう運用です。
もともと教育担当者と新入社員は隣同士の席で、相談しやすい環境ではありました。しかし、 Conneを活用することでタスクの進捗状況が可視化され、新入社員が躓いている場所などが分かり、教育担当者がより的確にフォローしやすい環境になりました。
ワークフロー機能について、導入効果や使い方について教えてください。
Conne導入前は、社内稟議を紙やメールで行っていたため、稟議の効率化を目的にワークフロー機能を活用しています。
Conneのワークフローではひな型が作成できるため、稟議の内容に応じたテンプレートを用意しています。たとえば、精算に関する稟議では『5万円以下は部門長』『5万円超は専務』『15万円以上は社長』というように承認ルートを定め、それぞれに応じたひな型を作成しました。他にも、見 積書の承認や休日作業届、休暇届などのひな型も準備しています。
導入前は、紙に印鑑を押して提出することもあったため、申請者にとっても手間が減り、楽になっ たと感じています。承認者としても、凄く楽になりました。紙やメールで稟議を渡されると、毎回稟 議者に返す必要がありましたが、Conneだとボタンを押すだけでいいので非常に便利です。
以前は、休暇届を半分に切って上半分を担当者の控え、下半分を事務へ提出するという運用を していましたが、それもなくなり、ペーパーレスが進んでいます。
また、直行直帰の現場社員も多いため、書類提出の手間が減ったことで、より現場の業務に集中できる環境が整ったと感じています。
最後に、Conneを導入して働き方に変化はありましたか？
Conneでコミュニケーションを取るようになってからは、社員同士の「言った・言わない」や「見た・ 見ていない」といった業務上の行き違いが減り、業務の漏れも少なくなりました。やり取りが記録 として残るため、現場の社員からも好評です。
また、社員が日常的にConneを活用してくれており、今では毎日Conneを見ながら仕事を進めて います。1日に10件から多いと100件近く通知が来ることもあり、これまで電話で対応していた内 容を記録に残すようにしただけでも、「こんなに情報があったのか」と驚いています（笑）。
一方で、現場から事務への業務依頼については、まだ電話での連絡が多く残っており、そこは今 後改善したいと考えています。電話はお互いの時間を拘束してしまい、業務効率が下がってしま うため、今後はタスク管理機能を活用して依頼してもらう運用を検討しています。
まだ模索しながらの運用ではありますが、引き続きサポートの皆さまにご相談させていただくかと 思います。今後ともよろしくお願いいたします。
