Conneを導入した背景は？
当社は、茨城県を拠点に、道路や下水道、宅地造成といった土木一式工事をはじめ、水道施設の上水道工事や道路舗装、造園工事などを手掛ける施工会社です。
新型コロナウイルス感染症の拡大により、従業員が会社に集まる機会が減少し、これまで紙で回覧していた情報を確認することが難しくなりました。また、公共工事において受発注者間の書類が電子化を推奨される中、ペーパーレス化やSDGsへの対応といった時代の流れを強く感じていました。
こうした課題を解決する手段として、クラウドを活用した情報共有が必要だと考え、Conneの導入を進めました。
Conneのワークフローを選んだ理由は？
元々、ワークフローが実装される前からConneを導入し、現場で活用していました。しかし、稟議書は紙で作成・回覧しており、「本人が後から見返せるように電子化したい」「稟議書の作成のたびに本社へ戻る手間を省きたい」といった声が現場から上がっていました。
これらの課題がConneのワークフローオプションで解決できることを知り、興味を持ちました。また、既存のサービスに追加された機能を活用する方が、別のシステムを導入するよりも操作や導入時の混乱が少なく、スムーズに利用できると考え、導入を決めました。
ワークフローを導入する前と後では、どのように変わりましたか？
現在、休日出勤届や休暇届の申請をConneのワークフローで行っています。導入前は、紙の申請用紙を会社で受け取り、印鑑を押して総務に提出する必要がありました。特に現場事務所から直行直帰する社員には、申請だけで往復2時間かかることもあり、大きな負担でした。また、急な休日出勤や休暇の場合、紙の申請では後日提出が必要で、申請漏れが発生することもありました。
しかし、Conneのワークフローを導入してからは、稟議書のやり取りをクラウド上で完結できるようになり、会社への移動が不要になりました。急な申請にも迅速に対応できるようになり、申請漏れが大幅に減少しました。
さらに、スマホやパソコンで稟議書の承認が可能になったことで、部門長が現場にいても即座に決裁が行えるようになりました。以前は決裁に3日ほどかかることもありましたが、現在ではほとんどの申請が当日中に完了しています。
ワークフロー以外では、Conneをどのように活用していますか？
スケジュールの共有
総務が講習会の予定や社員の有給予定、協力会社の集まりである「秋朋会」の行事などをConneのスケジュール機能に登録しています。これにより、全社員が一目で日程を把握できるようになりました。以前は、講習会への参加者を紙の回覧に名前を書いてもらい確認していましたが、現在では事前に登録されたスケジュールに社員が自由に参加登録できる仕組みへと変わりました。
各現場で利用している書類を共有
工事部では、Conneのドライブ機能を活用して、公共工事で必須の施工体制台帳や施工体系図などの書類を一元管理しています。以前は、新入社員が先輩社員に都度聞いて書類を集めていましたが、現在ではドライブにアクセスするだけで必要な書類を簡単に見つけられるようになりました。
『意識が変わった』と言われていましたが、どのように変わりましたか？
Conneを導入してから、私を含め社員全員の情報共有に対する意識が変わりました。
導入前は、必要な書類があっても共有するという感覚がなかったため、言われたら渡すが、言われなければ渡さないという状況でした。
しかし、導入後は、「Conneの中で情報を共有する」「ここにいけば見たい情報がある」という共通認識が生まれたことで、新入社員もわざわざ人に聞いたり探し回ったりする手間が減り、全員が自主的に情報を共有して活用するようになりました。
Conneの評価は現状、何点ですか？
現時点では、期待を込めて７０点です。導入後の業務効率化を実感していますが、まだ活用の幅を広げられると感じています。今後は協力会社の方々との連携にも活用していきたいと思っています。
