「資料送って」のメール対応を大幅削減！欲しいデータに即アクセスできる環境で業務効率化

Conneを導入した背景は？

当社は、鳥取県米子市を拠点に、土木・建築・舗装工事などを中心に展開する総合建設会社です。　
社内サーバーでデータを管理していますが、社外からはアクセスできませんでした。
そのため、現場に出ている社員から「過去の工事データが欲しい」「この書類のひな形を送って」といった電話依頼が頻繁に入り、その都度メールで送付するという手間が発生していました。同じ現場にいる違う社員から同じ資料をくださいと言われることもあり、また以前メールで送ったデータの再送付を依頼されることもあるなど、現場へのデータ共有に課題感がありました。
そこで大容量のデータなども含めた現場での情報共有をスムーズにすることを目的としてConneを導入しました。

どのような使い方をされていますか？

主に「土木部」「舗装部」といった部署ごとのスペース、定期監査用のスペース、見積り業務用のスペース、そして「現場ごとのスペース」を活用しています。
現場ごとのスペースは、工事を契約できた時点ですぐに作成し、関係する社員を招待します。工期が短い現場であっても、情報の整理と履歴を残すために必ず作成しています。具体的なやりとりとしては、契約書類や工事書類の共有が中心です。
特にドローンで撮影した現場写真などはデータ容量が大きく、以前はメールで送れずにファイル転送サービスを利用していましたが、今はConneのドライブに入れるだけで簡単に共有でき重宝しています。現場など社外でのデータのやりとりが以前よりも格段にスムーズになりました。

導入後の具体的な変化と効果について教えてください。

一番の変化は、土木部内でのやりとりにおいて「メールを使わなくなった」ことです。
以前は、業務パソコンで送付されたメールなどを社用携帯に転送して確認している社員もいましたが、ほとんどの社員は出先ではメールを確認していませんでした。Conne導入後は、Conneがスマートフォンアプリ対応していることもあり、出先からも投稿やデータを確認できるため、情報共有ややりとりのスピードが上がりました。ベテラン社員も含めて、今はメールでのやりとりはほとんどなく、基本的にConneでやりとりが完結しています。
また、各現場毎に工事関係の書類がドライブで共有されており、書類を確認することで、工事のおおまかな進捗状況が、各現場に確認せずとも把握することができるようになりました。

事務作業にも変化はありましたか？

非常に大きな効果を感じているのが、定期監査の更新業務です。　
これまでは、担当者が各部署と個別にメールでやりとりをして、それぞれの修正内容を集約して提出するという煩雑な作業を行っていました。今年は更新業務に関わる内容をConneの専用スペースでやりとりしました。　
「誰がどこまで更新したか」「審査機関からどのような指示があったか」がスレッド上で全員に見える化されたため、進捗確認の連絡をする必要が無くなり、スムーズに更新作業を進めることができました。

Conneのサポート対応はいかがですか？

導入時には、社員を【大容量データ共有者向け】【ベテラン社員向け】【若手向け】の3グループに分け、それぞれのレベルに合わせた説明会を開催していただいたおかげで、スムーズに定着しました。
サポートの方には、「こういう使い方はできないか？」と相談すると、当社に合った運用方法を提案いただけるので大変助かっています。実際、タスク機能については、アドバイスいただいて使うようになりました。