導入事例

Conneのスケジュールを使って業務と社員の予定を共有。
現場の効率UPにとどまらず、社員の働き方にも変化が!

測量・建設コンサルタント

株式会社丸建技術

ご担当者 業務管理室 室長 篠原 宣夫様
建設コンサルタント
導入前の課題
スケジュール管理の方法に課題。現地従事者・機材の割振りといった社内の調整に時間がかかっていた。
解決方法
業務予定をスペースごとのカレンダーへ登録し、全社で共有。
効果
社内打合せが削減されて社員の仕事の進め方がよくなった。

Conneを導⼊した背景は?


当社は測量業務、建設コンサルタント業務と積算ソフトの開発・販売・サポートを中心に行っている会社です。

中でも測量業務では、担当者が複数の現場を抱えており、各現場の日程共有や、従事者の割振り、機材の管理に時間を取られていました。

数年前にConneの提案は受けていたのですが、2021年に新たにスケジュール機能が追加されたと聞いて使い始めました。


Conneの運用方法について教えてください。

社内で大きく「業務管理」「営業管理」「一般管理」の3つのスペースを作成して、スケジュールとスペースを中心に利用しています。

  • 業務管理…コンサルタント業務や測量現場担当者の予定共有
  • 営業管理…新規案件の獲得に動いている営業担当者の予定や、技術提案型の入札案件の共有
  • 一般管理…休暇予定や講習会、ボランティア活動などの共有

業務のスペースでは、現場作業員の割り振りと、利用予定の機材の予約を主に行っています。

各現場担当者は作業の予定をわかる範囲で登録しておき、その予定に配置可能な作業員を参加者に追加していくかたちです。
約1週間前には作業員がほぼ埋まっているような状態で、天候等に合わせながらスケジュールと人員を調整しています。

作業によっては、ベテランの作業員が必要な場合や、専用の機材でないと作業が進められない場合もあります。
あらかじめ予定を確保できるので、必要な作業員や機材のバッティングがなくなりました。

これまでは社員同士の電話やホワイトボードで管理していましたが、
Conneでリアルタイムに共有できるようになったので、業務に集中しやすい環境になったと思います。

特に、Conneのスケジュールは作業員や機材の予定を複数表示して空き状況の確認ができますので、作業員の前後の予定を確認しながらの調整も行いやすいです。





もちろん直前に変更が発生することもありますが、誰がどの現場に入る予定か誰でもわかる状態なので、調整も行いやすくなったと思います。
作業員が複数の現場に行く場合も、他の現場の作業員を一目で把握できるので、指示も出しやすくなりました。

何よりも、会議が減ったのがよかったですね。


どんな会議をされていたのですか?

以前は月に1回の全体社内会議があり、各部門が作成した工程表の突き合わせと内容確認を行っていました。
その調整が一筋縄ではいかず、変更にも対応しづらいために非効率さを感じていましたが、Conneのスケジュール機能を使うようになってからは、各業務の直前の予定変更にもうまく対応できるようになってきたと思います。

コロナ禍により会議自体の開催も困難な中、対面の会議を行わなくてもスケジュールの調整ができるようになったことで、各担当者の業務負担の軽減にもつながりました。




Conneをご利用頂いて、他に変化はありましたか?

テレワーク中の情報共有

小さなお子さんがいる社員も多く、コロナの影響もあってテレワークが必要になるケースがありました。
お互いのスケジュール等の情報が共有できていないとやはり業務に支障がでるので、Conneがあってよかったと感じました。

細かい業務中のやりとりもPCやスマホでパッと見られますし、環境さえ整えればテレワークもできるという認識ができて、社内の考え方もだいぶ変わってきました。

休暇予定の共有

休暇の取得も、現在は上司の承諾を得て、Conneのスケジュールに登録して完了です。
先に予定が入っている場合の休暇予定も早めに共有できますし、数時間の休みの理由がお子さんのお迎え、などであれば「あー、ちょっと帰社が遅れそうだな」などと周りも配慮ができるので、いいなと思っています。

今まではとにかく会議をベースに、様々なことが決まっていました。
それが今では各現場のチームから疑問点や確認を要する点についての投げかけがあり、上司は修正やツッコミが必要な時には声を掛けますが、問題がなければ、現場担当者の考えで進んでいきます。

そうやって社員が動きやすくなったことによって、働きやすさの向上にもつながっているのかなと感じます。
Conneは導入してからも担当の方から便利な活用方法を教えて頂いたり、サポートも充実しているので、これからも働き方の改善に役立つツールとして活用していきたいと思います。