導入事例

スモールステップで体感してもらいながら情報共有の価値を浸透させる。社内の変化を徐々に実感しています!

総合建設業

株式会社植松建設

ご担当者 総務部 井上 浩幸 様
建設業(土木)
導入前の課題
電話での情報伝達による作業の中断や伝達ミスの多さに課題感。情報共有のツールを探していた。
解決方法
段階的に容易で且つ有効性の高い業務からConneの活用を開始していった。
効果
デジタルに苦手意識のある人もConneを見るようになってきた。情報共有のメリットが社内に浸透してきている。

Conne導入の背景について教えてください。


社内の情報共有の手段が、電話がメインだったことに課題を感じていました。
電話での連絡は発信側にとって手軽な反面、情報を受ける側は作業の邪魔になったり、形に残らないのでうっかり忘れてしまったり、勘違いしてしまう場合もあります。

また、社内でお互いの状況を知る機会が少なく、何か問題が起きた時に原因を特定しづらかったり、困る場面が出てくるのではないかと心配していました。
私が以前の職場でビジネスチャットを使っていたこともあり、建設業に相性の良いサービスがないかと思って探していました。

ちょうどその頃に当社が佐賀県発注の工事で現場クラウドOne(公共工事向けのASPサービス)を利用する事を決定したのですが、サービス提供元である現場サポートが、社内の情報共有に使えるConneを提供していると知り、同じ会社が提供しているサービスならよさそうだと感じ、導入に至りました。

現在はどのようにConneを使っていますか?

請求書の共有・確認作業

工務部の皆さんが一番便利に感じているのは請求書の共有ですね。
最初は現場担当者にたまたま頼まれてPDFにした請求書をConneで共有したのですが、それがとても便利がられたのがきっかけでした。
すべての請求書を共有するまでには社内の業務の調整などは必要でしたが、最終的には請求書はDocuworksにまとめて、Conneで共有しています。

今までは、夕方に担当者が現場から帰ってきた後に、回覧用にファイリングされた紙の請求書を確認していましたが、帰宅を急いでいたり、事務所内で回覧中だったりと、様々な要因から確認完了まで時間がかかる上に、確認漏れやミスが少なからず発生していました。

請求書の共有をConneで実施した事で、現場担当者も素早く確認が取れますし、事務担当者も請求書をためず、その日のうちにConneで共有しようとすることで仕事のスピードが上がりました。

現場担当者にとって原価管理は重要事項、かつ、毎月の業務なので、それがスピーディに、確実に確認できるようになったのは大きな改善点でした。

研修や健康診断など、社内の予定共有

スケジュールの機能は主に社内の予定共有に使っています。
今までは口頭で伝えるだけだったので、予定を忘れたりして焦る場面もありましたが、スケジュールに登録しておけば本人も現場担当者も一目でわかるのがいいですね。

同僚や上司から「井上さん、この日スケジュール空いてるの見たけど○○の予定入れてもいい?」などと声をかけられることもあります。

また、総務用の社用車が2台あるのですが、社外に出るスケジュールの時には、利用する車両を設備に登録するようにしています。
それによってあらかじめ使用車両の把握ができ、出発寸前で慌てて手配するということも無くなりました。

スケジュール機能を積極的に使っていないという社員も、他の人の予定を確認することに使ってくれているようです。もちろん他の手法でスケジュール管理をしているでしょうが、Conneの『共有するメリット』を少しずつ体感してもらって、さらに利用頻度が上がることを期待しています。

若手社員の教育機会


作業員から現場代理人を目指して頑張っている若手社員がいます。
その社員からの報連相は、Conneを大いに活用しています。

例えば、道路維持管理パトロールの報告です。
道路維持管理では、週に2回+夜間で、毎月9回のパトロールを実施しています。
パトロールには複数人の社員が関わっているのですが、各回の報告資料はその都度Excelデータに上書きし、Conneのドライブ内にアップロードしています。

また、夜間や休日の緊急対応もありますが、内容・人員・時間をスペースを利用して報告させています。
その報告に対して「お疲れ様でした!ありがとう」等のリアクションがあると嬉しく、そのことがやりがいと責任感につながっています。

メッセージのやりとりを見ていると、「スマホは苦手なので・・・」と言っていた社員もその報告や連絡に目を通してくれており、若手社員にアドバイスをしてくれています。
会話のきっかけにもなり、いい教育の機会になっていると思います。

また、社内はもちろん、ゲストとして利用している他社とのやりとりがスペース内に残っており、自由に見られますので、仕事の進め方を知る上でも、新人教育という点でとてもいいツールだと考えています。

一般的な閉ざされたグループチャットなどと異なり、社員ならお互いの現場のグループも見る事ができるConneならではのメリットですね。

Conneを導入した一番の成果を教えてください。

Conneの利用を始めた事で、いまの仕事のやり方を変えていかなければならないという気持ちが少しずつ社内に広まってきていると思います。
そこが何よりも良かった点かもしれません。

高校生や大学生向けの就職説明会などに参加する事もありますが「効率的に仕事が進められる会社だ」というPRにも使っています。

ポスト機能でデータを送ると「植松建設さんはこんなシステムを使われているんですね」と感心されることもあり、自社のイメージアップにも役立っていると実感しています。

会社が拡大期にある今だからこそ、人材の確保は重要な課題です。
皆にConneの便利さを実感してもらい、もっと仕事がしやすく、ここで働きたいと思ってもらえるような仕組みづくりにこれからも取り組んでいきたいと思います。