導入前に解決したかったことは何ですか?
当社では受注案件のやり取りが紙ベースがメインでした。
紙ベースだとやはり事務所に戻ってこないとわからなかったり、図面の変更の周知が大変だったりで非効率な部分がありました。
現地調査に行っている時に新しい案件を外から確認することができれば帰りがけに立ち寄ることもできます。
図面の変更もデジタル化できれば古いバージョンの図面を見て手戻りが発生するようなこともありません。
当社は年齢層も幅広いので紙の良さもありましたが、デジタル化を進めていくことは業務効率化を行う上で必要と判断しました。
また、社内でのやり取りがグループウェアやメッセージアプリなどバラバラな状態でした。
このバラバラな状態を統一したかったという部分もあります。
運用方法についてお聞かせください。
受注案件の規模によりスペースを使い分けています。
大型案件については単独でスペースを作成し、それ以外の案件は月次でスペースを作成して部門間でのやりとりを行っております。
各部門の進捗報告などはコメント欄を見ればすぐにわかりますし、データはドライブを開けばいつでも確認できるようにしています。
導入に際しどのような流れで本稼働まで進めていきましたか?
まずは始めてみようというところで、人数を限定してスモールスタートを行いました。
そこで実際に使ってみて仕様を理解したうえで運用を現場サポートさんと一緒に固めていき、全社展開を行いました。
部門長に活用の推進役を担ってもらい、現場からの意見を集めるようにしています。
また、タブレットを購入し現場に支給しました。
Conneを導入して効果を感じている部分についてお聞かせください。
案件の情報を一元管理できるようになった。
社内の細かなやり取りはグループウェアで、案件の情報についてはConneで、という風に明確に切り分けができました。
それにより、ここに情報をアップすればみんなが見てくれるという環境を作れたのがまずはよかったと思います。
またConneで相談をするときにはわかりやすく伝えてくれるようになりました。
みんなが見ていることがわかっているから適当に依頼するのではなく言葉を選んで明確な言い方をするようになったと思います。
そういうところも見えている良さですね。
部門間の連携が強化
部門間の連携もよくなりました。
例えば紙ベースで行っていた時は営業が受注して、デザイナーがデータを展開、管理部にて納品日を指定する一連の流れが1日かかっていました。
この流れがConneを導入後、10分で行えるようになりました。
データをクラウド上に置くことで業務効率化
当社では福岡に拠点があったり、テレワークでデザイナーがいたりしますので本社以外で働くメンバーも仕事がとてもやりやすくなったと喜んでいます。