どのようにConneを使っていますか？
工事ごとにスペースを作成し、協力会社をゲストとして招待して、現場の連絡やデータ共有に使っています。
協力会社とのデータの共有は、スペースの投稿に添付して行っています。
データの保管には、全社用のドライブを使っています。全社用のドライブに現場名のフォルダを作成して、データの保管にはそちらを使っています。
協力会社には見せる必要のない書類もありますので、社内用と外部共有用で、共有する場所を分けています。
現場のスペースを見られるのは、管理職と現場担当者、加えて、各現場の協力会社のメンバーという構成です。
現場の担当者にとっては、他の現場の情報まで見える状態だと情報過多になりそうだ、という懸念から 各現場のスペースは関係者のみの公開にしています。
管理職は全てのスペースに所属していますので、全現場の情報を見られるようにしています。
現場のスペースでは、日々の連絡や報告が写真付きであげられている事が多いですね。
導入までの流れを教えて下さい。
複数の現場を担当している特例監理技術者が、現場の移動などの手間を省けるようにクラウドでやってみないか？と提案があったのがきっかけでした。
まずは一部の現場でスタートしましたが、2，3日後には
「これはどの現場で使っても効果がありそう。皆で使って、早く慣れた方がいいのでは？」
との声があり、すぐに全員で使う事にしましたね(笑)
各プランの金額も高くないので、失敗したらしたでやめればいい、と思って始められました。
どのような点が良くなりましたか？
業務の連絡はメールが多かったのですが、Conneに移行したことで業務効率化にとどまらず、様々な変化がありました。
現場からの報告頻度
Conneを利用し始めてから、報連相の頻度が上がったと感じています。
緊急だったり、重要な内容は当然電話でくるのですが、他のちょっとした事が報告しやすくなったように思いますね。
電話するまでもない内容などは、スペースに写真付きでちょっと書きこんでおく、という事が多いです。
図面の変更などは「ここがこうなりました」などと図面に赤字で書きこんで、Conneに上げたりしています。
そういった報告や一斉連絡も、スマホアプリなどからConneを開いて、現場のスペースを開いて送るだけなので非常に楽になりました。
情報共有はリアルタイムにお互いが確認できる事が重要だと思うので、すぐに送って、すぐに見られる点をとても重宝しています。
メールだと自分が宛先になければ届きませんが、Conneなら送った内容はスペースのメンバー全員が見られるので、それもあって報告が増えたと感じるのかもしれません。
若手の社員からすると、先輩の報告を見て「こういう内容は報告した方がいいんだ」と学べる機会にもなっていると思います。
書類提出
現場担当者からは、社内の書類提出が楽になったとの声も上がっています。
今までは、作業日報を毎日エクセルに記入して、PDFにしたものをメールに添付して上司に送信していました。
ただ、PDFにする手間があったり、エクセルもシートが増えると添付できなかったりという課題もありました。
今では担当者はエクセルに記入した後、ドライブに上書きして、管理職がそれを見に行くようにしています。上書きをしても世代管理ができるので、過去の分もいつでも確認することができます。
担当者には、エクセルをPDFに変換する手間や、メールで複数人の宛先を入力して送る手間がなくなった点が好評です。毎日発生する業務なので特に改善されたポイントだと思います。
他の提出書類も同様に、電子印を押して、Conneで送ってくれればそれでOKという形にしました。
他のSNSと違い、Conneなら誰が見たかわかるので、相手に目を通してもらえたか確認できる点もいいですね。
報連相に関しては、何かルールを決めて実施したのですか？
「Conneを使って生産性を上げていこう」という事は事前に周知していましたが、報告に関して特別にルールを設ける事はしていません。
ただ、当初は皆慣れていないので頻繁に情報発信を行っていました。
Conne以外の内容でも、新聞記事の切り抜きなどを総務担当者から流したりしていましたね。
例えば、「現場の大掃除をやって下さいね」という投稿があって、それに対して「やりました！」と写真付きで上げてくる現場があると、他の現場もそれを見て同じように反応を返してきたりなど。
そうやって使っているうちに、現場の担当者も「こういう風に使うんだな」となんとなく理解していったように思います。
Conneのサポート対応はいかがですか？
質問をしたいときにはすぐに回答を頂けて、とても助かっています。
ASPサービスの「現場クラウドOne」の方でもお世話になっていて、サポート対応がとてもいいと社内でも評判です。
これからもよろしくお願いいたします。
