私達が当たり前のように使っているメールは、実は多くのリスクがあります。
その中でも特に対策が難しいと言われている３つのリスクを3シリーズに分けてご紹介していきます。
第二弾は、誰しも一度は経験したことがある『誤送信編』です。
【過去】
誤送信の種類
誤送信には、いくつかのケースがあります。
- 機密情報を社外への人に送ってしまった。
- BCCに入れずに複数に対してメールを送信
- 誤った情報をお客様に送信
- 違う人へ誤って送信してしまった。
- ファイルの添付忘れ
誤送信の一番の問題は送ってしまったメールを取り消すことができないことです。
社員同士であれば、大事には至らないかもしれないですが、社外の方へ誤送信をしてしまうと大問題に発展する可能性があります。
最悪の場合、会社の信用低下や賠償問題に発展する可能性がありますので気を付けなければなりません。
誤送信対策
ヒューマンエラーは必ず起きてしまいます。
誤送信をできるだけ起こさない、万が一起きた時に早期発見し被害を最小限に留めることができるような仕組みをつくることが大切です。
メールの誤送信による、トラブルを起こさないためにも組織レベルで対策方法を考えましょう。
一般的な対策方法としては次の対策が考えられます。
- 社内教育による継続的な啓蒙活動
- 返信用のテンプレートの準備
- 送信前の二重確認
- 自身のアドレスをCCに入れる
- 重要なデータは暗号化する（PPAP）
上記以外にも方法はあるので「これまで大丈夫だったから」と思わずに
是非、誤送信のリスク対策を考えてみてください。
弊社でご提案する対策方法としてメール以外のコミュニケーションツールを活用する方法もあります。リスクが残るメールを利用する機会を極力減らしてしまおうという考え方です。
現場クラウドConneは、事前に相手をグループ内へ招待し連絡を行えるため
- 誤送信のリスクが大幅に減る
- 間違ったデータやメッセージを送った場合でも、送信後の削除・編集が可能
といったメリットがあります。
また、気軽にメッセージを送れることから、コミュニケーションの活性化へ繋がり、生産性向上にも役立つため、施工会社の方に喜ばれています。これを機に、コミュニケーションツールのご検討をしてみてはいかがでしょうか？
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