皆さんはすでにオンラインストレージをお使いでしょうか。
近年、建設業においても効率的なデータ管理と共有のために、オンラインストレージの活用が注目されています。
そこで本ブログでは、建設業でオンラインストレージを使うメリットや選び方、ありがちな失敗事例などを解説します。
これからオンラインストレージを検討されている方はぜひお役立てください。
目次
１．オンラインストレージとは？
２．建設業でオンラインストレージを使うべき５つの理由
３．建設業で導入されているオンラインストレージ5選
４．自社に合ったオンラインストレージサービスを比較するポイント
５．建設業におけるオンラインストレージの失敗例
６．建設業におけるオンラインストレージの成功事例
７．どのオンラインストレージに迷ったら
８．まとめ
１．オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネット上（オンライン）でデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。
オンラインストレージの中に図面などのデータを入れておけば、スマートフォンやPCなど、インターネットが繋がる環境であればどこからでもアクセスできます。また、使用しているPCが壊れてもデータ自体には影響がないといったメリットがあります。
以前は社内サーバーを立てている企業には、セキュリティの観点から敬遠されていましたが、近年のクラウドストレージサービスのセキュリティ対策強化もあり、公共機関や建設業界でも導入する企業が増えています。
２．建設業でオンラインストレージを使うべき５つの理由
建設業界でもITの活用が増えていますが、その中でもオンラインストレージを導入べき理由についてご紹介していきます。
①安全なデータ保管
工事現場では、粉塵によりPCやUSBなどの精密機械が壊れやすいです。
また、外付けHDDは機械駆動部品が多いため、5年間使うと故障のリスクが急激に上がります。
7年弱で半数が壊れるという調査結果（※1）もあります。
一方、オンラインストレージであれば、PCの故障の影響を受けず、安心してデータ保管が行え、現場の粉塵等の影響も受けません。そのため、BCP対策の一環として導入する企業も増えています。
※1 参考記事：5年過ぎると生存率が急低下、駆動部品が多いHDDは壊れやすい
②工事関係者とのスムーズな共有
下請けが入る現場では、関係者全員に図面や工程表の共有を行う必要がありますが、クラウドストレージなら印刷して手渡しする必要もなくなります。
メールで送る場合、容量を気にしながら送る必要もありますが、オンラインストレージであれば100MBを超える大容量データでも簡単に共有できます。
③場所や時間を選ばず確認可能
事務所から離れていても、インターネットが繋がる環境であればどこからでもデータにアクセスできます。
協力会社の方から質問をされたときに、事務所に戻らなくても工事関係書類をスマホで確認し、その場で答えられるようになります。
④ペーパーレスや経費削減
電子データとして資料を保管できるようになるので、資料を印刷する際のインク費用や保管にかかるコストが削減できます。
バインダーに纏めた紙資料を持ち運んでいる最中に、一部の資料が紛失するなどのリスクもありますが、オンラインストレージであれば持ち運び時の紛失・盗難リスクも軽減されます。
⑤バージョン管理
印刷して図面を渡す場合、作業者が過去の図面を見ながら作業を進めてしまい、手戻りが発生するリスクがあります。
オンラインストレージにはバージョン管理機能を有しているサービスもあり、最新版のデータだけでなく過去のバージョンのデータも一緒に管理できるため、遡ってデータを確認することも可能です。
３．建設業で導入されているオンラインストレージ5選
オンラインストレージにも様々なサービスがあり、個人向けのサービスや法人向けサービス、建設業界向けのサービスなどがあります。
今回は、その中でも建設業界で導入されているオンラインストレージサービスをご紹介して参ります。
| アプリ名 | 初期費用 | ランニングコスト | 容量 | サポート体制 |
|---|---|---|---|---|
| 現場クラウドConne | 0円 | 1万円 （20 ID） |
100GB～ ※オプションで追加可能 |
1社1名の専属サポート付き |
| Google Drive | 0円 | 680円 （1 ID） |
30GB～ | サポートサイト |
| Dropbox Business | 0円 | 1,800円 （1 ID） |
5TB | 24時間体制のサポート |
| Box Business | 0円 | 550円 （1 ID） |
100GB～ | サポートサイト・コミュニティサイト |
| One Drive | 0円 | 630円～ （1 ID） |
1TB～ | サポートサイト |
①現場クラウドConne
現場クラウドConneのHP：https://conne.genbasupport.com/
特徴
・建設業界向けのサービスでお客様満足度94％
・協力会社と一緒に使えるため、安全関係書類などのデータのやりとりが可能
・建設業界を熟知したサポートメンバーによる徹底したサポート体制
費用
| 初期費用 | 0円 |
| ランニングコスト | 1万円～（20ID） ※無料版あり |
| 容量 | 100GB〜 ※容量追加も可能 |
お客様の声
・協力会社さんに関する書類について、更新があった場合には協力会社さんが書類を更新してくれています。メールでの書類のやり取り自体も8割は減らすことができました。
・必要な時にいつでもサクサクとアクセスができることがとても助かっています。
②Google Drive
Google DriveのHP：https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
特徴
・世界で10億人以上に利用実績があるサービス
・個人から法人まで様々な業種で対応可能
・個人での利用なら無料版でも15GBの容量が使える
費用
| 初期費用 | 0円 |
| ランニングコスト | 680円～（1ID） ※Business Starterプラン |
| 容量 | 30GB～ ※Business Starterプラン |
お客様の声
・Google ドライブ で一元管理でき、修正を加えた最新ファイルを常に必要なメンバーと即座に共有できるところが非常に便利です。
・リアルタイムな情報共有により、古い家賃情報などの情報を案内したために生じるクレームも回避できるようになりました。
③Dropbox Business
Dropbox BusinessのHP：https://www.dropbox.com/
特徴
・共有リンクを送信することで社外にもファイルを共有できる
・直接デスクトップからアクセスできるスマートシンク機能が搭載
・個人から法人まで様々なプランから選べる
費用
| 初期費用 | 0円 |
| ランニングコスト | 1,800円～（1ID） ※Standardプラン |
| 容量 | 5TB ※Standardプラン |
お客様の声
・メールのやり取りは減り、本社と現場事務所の連携もスピーディになりました。
・DX戦略の一環として構築を予定しているデジタルプラットフォームにおいても、 Dropboxを有効に活用していきたいと考えています。
④Box Business
Dropbox BusinessのHP：https://www.box.com/ja-jp/home
特徴
・1,500以上のアプリケーションとの連携
・ストレージの容量が無制限のプランもある
・モバイル利用にも対応
費用
| 初期費用 | 0円 |
| ランニングコスト | 550円～（1 ID）※Business Starterプラン |
| 容量 | 100GB～ ※Business Starterプラン |
お客様の声
・ファイルサーバーを Boxに集約したことで、高いセキュリティポリシーを全業務のコンテンツに適用する事ができた。
・データ量を気にせずに保存できるので、ストレスフリーです。
⑤One Drive
Dropbox BusinessのHP：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
特徴
・法人向けプランにはMicrosoftの製品が使えるプランもある
・1ファイルあたりの最大サイズが100GB
・OfficeアプリのファイルやPDFをどこでも編集できる
費用
| 初期費用 | 0円 |
| ランニングコスト | 630円～（1 ID）※OneDrive for Business (Plan 1) |
| 容量 | 1TB～ ※OneDrive for Business (Plan 1) |
お客様の声
・課長や部長も閲覧できるようにしたため、最新の情報を参照できるようになった。
・どのデバイス・どの場所でもクラウドからファイルにアクセスすることができるので、在宅勤務時には非常に活躍しています。
４．自社に合ったオンラインストレージサービスを比較するポイント
①データ容量が足りるのか
建設業界では、ドローンによる点群データや、3次元モデルの活用が増えてきているため、年々1現場あたりに必要なデータ容量が増えています。
導入を検討する際には、どれくらいの容量が必要なのかを確認してプランを考えましょう。サービスによっては容量追加時にコストが増加するケースもあります。
②スマホやタブレットでも使えるのか
外出先でデータを見たいときに、スマホやタブレットでデータを確認できると、最新版の図面や工事関係書類をどこからでも確認できるようになります。
パソコンだけでなく、マルチデバイス対応のサービスであるかどうかも確認した方が良いです。
③セキュリティ対策は十分か
大切なデータを保管する場所として適しているのか、国内サーバーで管理されているのかなど、ストレージサービスのセキュリティ対策を事前に調べておくことをオススメします。
④バージョンの更新頻度は高いか
バージョンの更新があまりされていない場合、利用に支障が出る問題が見つかっても対応が遅いこともあり、最悪の場合、現場業務に支障をきたす可能性があります。
HPなどに紹介されている「お知らせ」のコンテンツを確認して、どれくらいの頻度で更新しているのかも確認してみてください。
⑤直感的に使いやすく、サポート体制は十分か
ボタンが小さかったり、直感的に使えない画面だと、利用者の心理的負担が増えてしまい社内浸透まで時間がかかることがあります。
導入後に不明点が出たときも、運用におけるアドバイスや、勉強会などを実施してくれるようなサポート体制があると、導入開始後からスムーズに社内浸透がされていきます。
５．建設業におけるオンラインストレージの失敗例
業務効率化に繋がると期待してオンラインストレージを導入したにもかかわらず、費用がかかるだけで思っていたよりも導入効果が得られない方もいます。
建設業において、オンラインストレージを導入時によくある３つの失敗例を紹介していきます。
①インターネット環境を考慮せずに導入
地方の現場では、光回線が届いてなかったり、通信環境が悪い場合もあります。
オンラインストレージは通信環境に影響を受けやすいため、ダウンロードやアップロードに思いのほか時間がかかってしまうこともあります。
導入を考える際は、現場の通信環境などにも配慮して検討を考えましょう。
最近では、光回線や携帯電話の電波が届かないエリアでもネットに接続できる衛星通信サービス『スターリンク』などもあるため、合わせて検討することもオススメです。
②アップロードできるファイルサイズを確認していない
オンラインストレージの中には、1ファイルあたりのサイズ制限が設けられている場合があります。
1ファイルあたり２GBの制限がある場合、3次元モデルの図面データなどはアップロード出来ない場合もあります。
全体の容量制限も大事ですが、1ファイルあたりのサイズ制限も確認することをオススメします。
③機能が多いサービスを選んでしまう
オンラインストレージのサービスの中には、多数の機能があるサービスもあります。
使いこなせれば便利ですが、細かい設定が必要になる場合や、直感的に使えない機能が付いていると、本来のオンラインストレージとしての機能を満足に使えず、社内浸透が進まないことがあります。
他の機能が付いていても、シンプルで使いやすいサービスを選ぶと、覚えることも少ないため導入時の負担が軽減されます。
６．建設業におけるオンラインストレージの成功事例
実際にオンラインストレージを導入されて成功された事例もあるので紹介します。
堤工業株式会社 様
『拠点間接続のネットワークを利用したデータ共有からConneのドライブ運用へ移行。ノンストレスで大容量データの共有を実現し業務を効率化。』
■お客様の声（一部抜粋）
「（外付けHDを）クラウド化することによって安心を買ったような気分です。思っていたより価格も安くコストパフォーマンスもいいなと思っています。」
「簡単に過去の工事の情報を参照したりデータの保管を行いやすくなりました。」
「必要な時にいつでもサクサクとアクセスができることがとても助かっています。」
吉原建設株式会社 様
『ポイントはいつでもだれでも見れる状況を作ること。 協力会社にも喜んでもらえる情報共有の仕組み作り。』
■お客様の声（一部抜粋）
「設計変更があった際の平面詳細図等を共有することで協力会社さんがいつでも見れるような状況にしました。そのせいか、施工のチェックがいつもより楽でしたね。」
「マンションを建てる時にはConneは絶対にいいと思います。今日また色々と新しい機能も教えてもらったので、次の現場でも使っていきたいと思います。」
７．どのオンラインストレージにすれば良いのか迷ったら
どのオンラインストレージにすれば良いのか迷ったときは、現場クラウドConneがオススメです！
現場クラウドConneが選ばれる３つの理由
①多機能過ぎず、シンプルで使いやすい
現場クラウドConneは、建設業向けのサービスを提供している会社が、全国の建設業で働く方々に相談をしながら開発・提供をしているため、建設業の皆様が使いやすい操作感と痒い所に手が届く機能を備えています。
②初めてでも安心のサポート体制
サポートサイトや動画マニュアルが準備されているのは勿論、建設業を熟知したサポートメンバーが、皆様の状況に合わせて運用提案から勉強会まで徹底サポートを行うため、満足度が94％以上となっています。
③オンラインストレージ＋αの機能で、これまで以上に効率化
オンラインストレージ機能以外にもコミュニケーションツールとしての機能もあるため、社内や協力会社の方と円滑なコミュニケーションにも繋がります。
スムーズな段取りを実現することで、工事品質や安全管理の向上も見込めます。
８．まとめ
今回は建設業界でも導入する企業が増えている、オンラインストレージについて紹介してきました。
オンラインストレージを導入する際に、社内サーバーを全てクラウド化したいと考える方もいれば、現場データのバックアップ先として導入を検討する方もいます。
社内サーバーを全てクラウド化しようとすると、移行コストがかなりかかるため、先ずは現場でのバックアップ先などで始めることがオススメです。
弊社が提供している『現場クラウドConne』では、手始めに1現場から導入する企業も増えています。
これからオンラインストレージをお探しの方は、現場クラウドConneを検討してみてはいかがでしょうか。
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