建設業の管理職の皆様、こんなお悩みありませんか？
建設業界で働く管理職の皆様の中には、素早く判断を下し、的確な指揮をとりたいにも関わらず、その判断材料を集めるために時間を費やしてはいないでしょうか。
・各現場から上がってくる相談や報告情報を整理する時間
・現場の状況を把握するために現場へ出向いたり、部下に報告を促したりする時間
このような部長が抱える情報収集・整理にかかる労力こそが、組織の生産性を奪う「コミュニケーションコスト」です。このコミュニケーションコストを改善し、各現場や部下とのスムーズな連携を行うことは、組織の生産性向上につながります。
本記事では、コミュニケーションコストの改善方法について３つの改善事例と共に紹介していきます。
目次
1.コミュニケーションコストとは
2.コミュニケーションコストが起きる３つの背景
3.コミュニケーションコストが現場にもたらす影響
4.施工管理アプリとは
5.コミュニケーションコストの改善事例
6.コミュニケーションコストの改善なら現場クラウドConne
１．コミュニケーションコストとは
コミュニケーションコストとは、単に電話代や通信費といった費用を指しているわけではありません。会議や電話、メール、様々な情報の取得時に費やされる時間や労力といった間接的なコストも含まれます。
建設業界では、他業界よりも人手不足や高齢化問題が深刻で、そのような中でも企業として維持・成長を続けるために生産性の向上が求められています。しかし、コミュニケーションコストは生産性を妨げる要因でもあるため、ツールを導入して改善する企業が増えています。
一方で、建設現場では日々、状況に合わせて動けるように密なコミュニケーションを取ろうと努力しています。にもかかわらず、なぜコミュニケーションコストが発生してしまうのでしょうか。
２．コミュニケーションコストが起きる３つの背景
建設業界でコミュニケーションコストが起きる背景は、次の３つです。
①記録より、記憶に頼る仕組み
現場と本社、協力会社の間で、連絡手段が電話、メール、FAX、LINEなど人に応じてバラバラな連絡手段で連絡していることが多く、情報が分散しています。そのため、部長まで報告が上がってきても、『どこの現場の状況なのか』『誰が報告してきた内容なのか』について記録が整理されておらず、部長の記憶に頼る形となり、状況を素早く把握することが困難になります。
②素早い情報共有の仕組みがない
紙の書類や口頭での報告の場合、情報には必ずタイムラグが発生します。今、現場で何が起きているのか、どういったことが問題なのか、を把握するために各現場担当者に報告を促すこともあります。その結果、部下からの報告と部長からの確認が二重になるというムダが生じます。
③情報の属人化
人に応じてバラバラな連絡手段を使っている場合、特定の人だけに情報が偏ってしまうこともあります。そのような状況になった場合、その人経由でしか情報を得る方法がなく、休んでしまうと状況が把握できないという状態に陥るため、組織全体の脆弱性にもつながります。
このような状況を放置すると、建設現場では様々なお困りごとが出てきます。
３．コミュニケーションコストが現場にもたらす影響
次にコミュニケーションコストによって発生するお困りごとを紹介していきます。
電話や口頭、個人間のチャットなど、すぐに連絡しやすく記録に残りにくいコミュニケーション手段が中心だと、指示内容や意図が時間の経過により忘れてしまいます。現場監督と協力会社においては、重大な事故や手戻りが発生することもあります。
部長と部下のやりとりにおいては、過去の対応が記録に残っていないので、部下が相談するたびに言っていることが変わり、部下からの不信感に繋がる可能性もあります。
図面を現場で見るために印刷することはありますが、紙だけで共有をしていると最新版がどれか分からず、古い図面で施工してしまうこともあります。
都度メールで図面を送っていても、沢山のメールに埋もれてしまい、結局最新版が分からない状態になる方もいます。
各現場の状況は定期的に開催される工程会議等で共有される施工会社もありますが、現場の担当者の判断で報告していないことがトラブルになることもあります。
また、トラブル対応時に部長が現場の状況を表層的な報告でしか把握できていなければ、状況把握から行わないといけないため対応が遅れてしまい、後手に回ることもあります。
このようなお困りごとは、現場の遅延や利益に直結するだけでなく、社員や顧客、元請けや協力会社からの信頼といった数字では見えないことにも影響するので、企業全体の損失に繋がる恐れもあります。
そのため、建設業界で企業として競争力を維持・強化するためにはコミュニケーションコストの改善は重要課題です。その課題を解決する手段として、オススメなのが施工管理アプリです。
４．施工管理アプリとは
施工管理アプリとは、建設現場における段取り連絡、写真・図面管理、工程管理といった多岐にわたる業務を、スマートフォンやタブレット、PC上で一元的に行えるクラウドツールです。
無料で使える施工管理アプリ「現場クラウドConne」はこちら
施工管理アプリには、様々な機能がありますが、次のような機能を活用することで、前述したコミュニケーションコストの改善につながります。
メッセージ機能
どこにいても工事関係者や社内にいる社員と素早い連絡が行えることで、いつでも状況を報告できる環境になります。
指示・確認事項はログとして残るので、「言った言わない」の水掛け論や、過去の経緯を尋ねることもなくなります。写真や動画を送ることもできるので、文字だけでは伝わりにくい現場状況も、伝わりやすくなります。
データ共有機能
クラウド上でデータを共有することができるので、協力会社の方も確認できる場所に図面や書類を保管でき、いつでも最新版の情報にアクセスできるようになります。
社外の方もアップロード可能なアプリを選べば、安全関係書類の作成に必要な情報や確認事項の受け渡しがスムーズになります。また、社員同士が見える場所で書類を保管することで、過去現場の書類や、他現場で作成した書類を参考にしやすくなります。
スケジュール機能
社内の予定や現場の予定、人や重機の予定を把握できるようになるため、電話や口頭での段取り連絡を取らなくても調整が可能になります。
リマインド機能が付いているアプリなら、現場に集中して時間を忘れていてもリマインド通知で気付けるため、重要な予定の抜け漏れを防ぐことができます。
５．コミュニケーションコストの改善事例
次に、実際に施工管理アプリを導入してコミュニケーションコストを改善した事例を紹介していきます。
元々利用していたチャットツールやメールでのやりとりをConneに変更。既読状況もわかり、社内の情報共有が快適になりました。 －株式会社富久様ー
従来のメールやチャットツールから、現場クラウド Conneへ移行し社内の情報共有を行っています。どこからでも作業員の予定を調整でき、工程管理が容易になったことで、帰社後の相談時間が削減されました。関係者への連絡の際に既読状況を確認できるため、伝達のムラがなくなり、コミュニケーションが円滑化し、現場の業務に集中できる環境を実現されています。
株式会社富久様の事例はこちら
協力会社とのデータ共有でConneを活用。情報の一元化で業務のムリ・ムダ・ムラを削減！ －株式会社マリン工業様ー
ドライブ機能を活用し、写真、データ、文書の全データを一箇所に集約しました。協力会社ごとにスペースを作成し、ドライブでの文書共有に取り組んだ結果、メールでの書類のやり取りを8割も削減。必要な情報を必要な人がいつでもどこでもアクセスできる体制を構築し、情報探しのムダや最新版の確認の手間を解消しました。
株式会社マリン工業様の事例はこちら
Conneのスケジュールを使って業務と社員の予定を共有。現場の効率ＵＰにとどまらず、社員の働き方にも変化が！ －株式会社丸建技術様ー
測量業務における人や機材の割り振りに時間を要していたため、スケジュール機能を活用。全社員の予定をスペースごとに共有・見える化することでスケジュール調整が容易になり、調整のための会議を削減できました。その結果、現場の効率が向上しただけでなく、社員の仕事の進め方や働き方にも変化が生まれ、組織全体の生産性向上につながっています。
株式会社丸建技術様の事例はこちら
６．コミュニケーションコストの改善なら
現場クラウドConne
今回、事例としてご紹介したように、コミュニケーションコストを改善し、生産性向上を実現した施工会社は他にも数多く存在します。もしこれから改善をしようと考えているなら、弊社が提供している現場クラウドConneがオススメです。
現場クラウドConneは、普段パソコンを使わない協力会社の方まで、直感的に使えることを考えて開発された施工管理アプリです。社内にいても各現場監督と協力会社のやりとりが見えるため、報告がなくても現場の状況が把握できるようになります。
無料で使えるプランもあるので、まずはそちらから初めてみてはいかがでしょうか。
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